Trasladar nuestra oficina puede suponer un trabajo añadido a la organización, especialmente en las empresas pequeñas. Hemos de dedicar tiempo y recursos en la búsqueda de un nuevo espacio, acondicionarlo y trasladarnos sin detener nuestra actividad. Aunque el resultado final es extremadamente motivador y emocionante, puede resultar un verdadero problema tanto para la dirección como para los trabajadores.
Puede parecer sencilla la búsqueda de una oficina nueva, pero una vez te pongas manos a la obra verás que resulta mucho más complicado de lo que a priori parecía.
Nuestro consejo es que para evitar posibles conflictos y discusiones eternas, la dirección debe de asignar esta tarea a una o dos personas, las cuales se han de encargar de la selección final de nuevo espacio de trabajo. Para no errar en su cometido deberían plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Queremos una oficina en pleno centro o preferimos quedarnos a las afueras?
- ¿Buscamos un edificio moderno que impresione a nuestros clientes o la imagen externa no importa tanto?
- ¿Preferimos un espacio diáfano o varios espacios más pequeños divididos por paredes de pladur?
- ¿Hasta qué punto nos importa que sea una oficina interior?
- ¿Es totalmente necesario que toda la instalación del cableado esté hecha o es un gasto que podemos asumir?
- ¿Cuántos aseos necesitamos?
- ¿Hasta cuanto estamos dispuestos a pagar?
Una vez ya tengas elegida tu nueva oficina llegó el momento más temido, la mudanza. Hay que tener en cuenta que en función del tipo de empresa, tipo de actividad, tamaño de la misma o distancia entre la ubicación nueva y la antigua, el proceso de mudanza será de una u otra manera.
Por este motivo, aconsejamos que te dejes asesorar por profesionales del sector de las mudanzas de oficinas, que os marquen la manera más óptima de realizar vuestro traslado, estableciendo unos timings específicos para no detener la activad de tu empresa.
Por otro lado esta el tema del mobiliario, ¿reutilizamos el existente o invertimos en uno nuevo? Por lo normal, al ser un espacio nuevo muy probablemente no te encajará tu mobiliario antiguo, así que seguramente te verás en la tesitura de adquirir mobiliario nuevo o al menos parte del mismo.
Y aunque también tienes que tener en cuenta el tema del cableado de voz, datos, iluminación, servicios y clima, etc., piensa que todo este proceso es para dar un paso cualitativo y organizativo, mejorando tu imagen corporativa, creando nuevos espacios de trabajo.
Nuestro último consejo es que te dejes asesorar por profesionales que puedan cubrir todas tus necesidades y aclarar todas tus inquietudes.