Una mudanza exige organización y planificación, sobre todo cuando se trata del traslado de una oficina o empresa. Los preparativos de la mudanza suelen realizarse de manera paralela a la propia actividad laboral, porque sería un perjuicio económico importante cerrar la oficina al público esos días para organizar dicho traslado.
Por tanto, puede ser que el día anterior terminemos un proyecto o cumplimentemos un expediente en un despacho y que comenzamos el día siguiente en otro, sin que suponga un trastorno y sin que ello afecte a la productividad de la empresa. ¿Quieres saber cómo? Mira los consejos que te damos.
Preparando la nueva estructura de la oficina
Dependiendo de las adaptaciones que haya que realizar, reserva algunos días para dejarlo todo listo en el nuevo espacio de trabajo para que los empleados o trabajadores puedan continuar su rutina con normalidad. En este punto entran las reformas, las instalaciones eléctricas, los puntos de acceso de internet y de teléfono para establecer las tomas de los ordenadores y otros dispositivos electrónicos, etc. Comprueba si es posible usar el mobiliario que tenías en la antigua empresa y define dónde estarán las nuevas áreas de trabajo para que el resto del equipo pueda instalarse rápidamente.
Organizando la mudanza en el espacio de trabajo actual
Con respecto a esto, es menester informar a los trabajadores de la mudanza con el objetivo de que tengan tiempo para organizarse y evitar inquietudes y nervios. El proceso será más fácil si cada persona se responsabiliza de recoger y guardar sus pertenencias y materiales de trabajo. Es un buen momento también para archivar documentos que no se usan habitualmente y eliminar aquellos otros que no tenemos que llevar a la nueva oficina. Para eso, distribuye las cajas con los documentos y ponle etiquetas para localizarlas, en las que conste el contenido. De este modo, será más fácil recolocar el material en la nueva oficina.
Los ordenadores, teléfonos y otros aparatos electrónicos deben guardarse con mucho cuidado, envueltos en plástico de burbujas y acomodados en cajas resistentes. Marca ese material como frágil y apunta en una etiqueta quién es la persona que lo utiliza. Mete en la misma caja todos los cables y conexiones para que no se pierdan.
El embalaje debe comenzar por aquellas cosas que no se usan todos los días, dejando para el último momento lo indispensable para la rutina del trabajo. De este modo, la actividad puede contininuar con normalidad.
Contrata a una empresa de mudanzas
Mientras realizas estas tareas, contrata los servicios de una empresa de mudanzas. Solicita una visita para detallar el servicio y que se pueda organizar el trabajo. En ese preciso momento hay que negociar la carga y descarga de las cajas y ver si también es necesario contratar el desmontaje y montaje de muebles. Asimismo, asegúrate de si habrá que requerir una plataforma elevadora para trasladar algún mueble que, debido a sus características, no pueda moverse por el ascensor o las escaleras.
El día de la mudanza
Es sumamente importante que haya una persona responsable para acompañar el traslado de las cosas de la vieja oficina a las nuevas instalaciones. Las cajas que no se puedan mover pueden ser colocadas en áreas concretas. Igualmente, habrá que designar a un profesional que vigile el montaje de los ordenadores para que el resto de trabajadores pueda instalarse debidamente.
Con estos pasos, la mudanza de tu empresa será mucho más fácil, sin que la actividad de trabajo se vea afectada.